viva-health
resource hero banner decoration

Klant recensie

VIVA Health deelt veilig gegevens, demonstreert naleving van de regelgeving en automatiseert handmatige taken met MOVEit®

Met MOVEit heeft VIVA Health zijn belangrijkste doelstellingen bereikt: het eenvoudig automatiseren van taakscripts en het veilig ad hoc delen van bestanden.

VIVA Health bereikt haar belangrijkste doelstellingen: het eenvoudig automatiseren van taakscripts en het veilig ad hoc delen van bestanden.

De uitdaging

Het snel en veilig uitwisselen van gevoelige en vertrouwelijke patiëntinformatie is een must voor VIVA Health, een grote ziektekosten verzekeraar waarbij meer dan 100.000 mensen zijn aangesloten. Maar was geen gemakkelijke taak, gezien het volume en de complexiteit van de informatie, om nog maar te zwijgen over het gebruik van omslachtige DOS-scripts.

Hoewel alle taken "geautomatiseerde" batchtaken waren, was DOS-scripting voor het maken en uitvoeren van file transfers zowel tijdrovend als foutgevoelig. Het was ook moeilijk om te voldoen aan de registratievereisten voor patiëntgezondheidsinformatie (PHI). Om te weten wanneer een bestand werd overgedragen, waar het naartoe ging en of het daar aankwam, was er veel vervelende backtracking nodig.

Elke dag haalt VIVA Heath informatie op uit meerdere bronnen: apotheken, artsenkantoren, Medicare. Een complexe IT-installatie omvat 13 beveiligde servers en meer dan 200 terugkerende geplande taken, waarvan sommige elke 15 minuten worden uitgevoerd, en sommige zelfs van minuut tot minuut. Enorme hoeveelheden gegevens worden ook elke dag verplaatst van een AS/400 COBOL-systeem.

Voor een aantal van deze taken waren zoekopdrachten in een database en andere stappen vereist die moeilijk te coderen waren met DOS-scripts. "Het plannen van van die taken was een draak", zegt Ryan Kramer, Manager Informatiesystemen van VIVA Health. "Als een wachtwoord veranderd, moesten we elke taak handmatig aanpassen. Taken liepen regelmatig vast, dus moesten ze zeer nauwlettend in de gaten worden gehouden. Focussen op iets dat zo alledaags was, was afleidend en tijdrovend, en weerhield ons er van om aan taken te werken die uiteindelijk van hogere waarde zijn."

Naast het uitvoeren van repetitieve taken voor bestandsoverdracht, deden Viva Health-medewerkers veel ad-hoc informatieoverdrachten zonder de juiste beveiliging. Hierdoor liepen vertrouwelijke bestanden - claims, apotheekinformatie, patiëntinformatie - het risico gelekt of gehackt te worden. Al deze uitdagingen op het gebied van bestandsoverdracht brachten VIVA Health ertoe om hun bestaande FTP-proces te vervangen door een proces dat gemakkelijker te gebruiken was, zeer veilig was en werknemers in staat zou stellen om veilig zip-bestanden te verzenden en ontvangen wanneer ze die nodig hadden.

De oplossing

Automatiseerder Ragan McBride wist dat er een betere manier was. Gezien zijn eerdere ervaringen met MOVEit bij een ander bedrijf, introduceerde Ragan beide MOVEit Cloud met MOVEit Automation als oplossing voor VIVA Health. "We hebben beperkte resources, en ik wist dat we zou er veel baat bij zouden hebben om met MOVEit te werken", zegt hij.

Automatisering levert forse besparingen op

Ryan Kramer is het daar enthousiast mee eens. "Ik kon aan de MOVEit-demo zien dat het converteren van al die onhandige batchbestanden gemakkelijk zou zijn. De interface was zo intuïtief dat ik wist dat we direct resultaten uit de doos konden halen. Klik-klik-klik. Zo simpel is het."

Automatiseren met MOVEit Automation betaalt zich uit voor VIVA Health. "We schatten dat MOVEit ons het equivalent van twee voltijds medewerkers scheelt (FTE's). We hadden een werknemer die overging naar een andere afdeling. Met MOVEit was ik in staat om 75% van het werk dat hij had gedaan te automatiseren, dus we bespaarden alleen al 75% van een manjaar van zijn kant. Bovendien zijn onze pc's niet langer gebonden aan deze taken", aldus McBride.

Kramer vindt dat mensen erg verbaasd zijn over hoeveel VIVA Health kan automatiseren met MOVEit. "Het verkrijgen van een gegevensfeed en het laden ervan in het claim systeem en vervolgens wachten op het antwoordbestand was vroeger een zeer lelijke workflow. MOVEit zorgt nu voor het hele proces; iets van een FTP-site halen, verzenden, een back-up maken, het laden op AS/400 en de AS/400 de bestanden laten verwerken. Met MOVEit zijn al die oude batchtaken vrijwel 100% geautomatiseerd. De functionaliteit om dynamisch taken te plannen is ook voor ons zeer nuttig geweest." Ryan en andere IT-medewerkers hoeven zich niet langer zorgen te maken of het wel goed gaat. MOVEit informeert ze wanneer het klaar en gelukt is, zowel in de interface als via e-mailmeldingen.

Een oplossing die werkt voor zowel repetitieve als ongeplande bestandsoverdrachten

Op basis van hun succes met MOVEit Automation voor geplande taken, besloot VIVA Health MOVEit Ad Hoc Transfer over te nemen om de ad hoc file transfers te beheren. MOVEit Ad Hoc Transfer maakt de directe bestandsoverdracht van gebruikers mogelijk via Microsoft Outlook en web Formulieren. Gebruikers kunnen gemakkelijk en veilig gevoelige bestanden overbrengen zonder zich zorgen te maken over de bestandsgrootte of het werken met onbekende, moeilijk te gebruiken programma's.

De voorkeursoplossing

VIVA Health heeft zijn belangrijkste doelstellingen bereikt: het eenvoudig automatiseren van taakscripts en het veilig ad hoc delen van bestanden dankzij MOVEit. Maar er zijn nog andere voordelen, waaronder het voldoen aan de registratievereisten voor patiëntgezondheidsinformatie. VIVA Health kan eenvoudig bestandsoverdrachten volgen en de foutlogboeken van MOVEit inzien. Als er problemen optreden met een geautomatiseerde taak uitvoering, kunnen systeembeheerders snel inzoomen en de bron van een fout identificeren.

Dynamische planning en rapportage zijn andere mogelijkheden die noemenswaardig zijn voor VIVA Health. De ondersteuning van Progress File Transfer scoort ook hoge punten. "Wanneer we een vraag hebben over hoe we iets moeten doen, krijgen we een echt grondig antwoord van Progress", zegt Kramer. "Ik weet dat het soms verleidelijk is om voor een gratis, open source-oplossing te gaan", voegt McBride toe. "Maar ze hebben niet alleen minder functionaliteit, je krijgt ook geen ondersteuning. Voor ons, MOVEit is een oplossing die gewoon werkt."

Bewaar voor later
Download als .pdf
(.pdf, 0,122 MB)
moveit-cta-bg

Start een gratis proefversie van MOVEit