Stephenson-Harwood.

Klant recensie

Advocatenkantoor deelt grote bestanden veilig met file transfer software MOVEit

MOVEit File Transfer biedt Stephenson Harwood inzicht in alle file transfers de mogelijkheid om proactief alle interne en externe bestandsuitwisselingen te beheren en te automatiseren.

De uitdaging

Stephenson Harwood Legal is een internationaal advocatenkantoor, gevestigd in Londen, dat lokale juridische kennis levert in Afrika, Azië, Europa, Latijns-Amerika en het Midden-Oosten. Het heeft wereldwijd meer dan 150 partners en 1000 medewerkers die een volledig scala aan juridische diensten aanbieden in vijf sectoren: energie, financiële diensten, projecten en infrastructuur, onroerend goed en transport. Harwood & Stephenson werd voor het eerst opgericht in 1875 na de terugkeer van William Harwood naar Londen, waar hij uitgebreid netwerk ontwikkelde binnen de financiële sector. Stephenson Harwood werd uitgeroepen tot 'Advocatenkantoor van het jaar' tijdens de British Legal Awards 2009.

Voor organisaties die te maken hebben met zeer gevoelige informatie, is gegevensbescherming is een operationele en tegelijkertijd regelgevende vereiste. Een organisatie die de confidentiele financiële informatie van een klant niet goed beschermt, kan klanten en reputatie verliezen en er zelfs zelf voor de rechtbank voor moeten verschijnen. Data security  staat daarom voorop bij het verwerken, verzenden en opslaan van gegevens. "In samenwerking met banken en financiële diensten zijn alle gegevens die we verwerken zeer en vertrouwelijk", zegt Chris Petrie, directeur IT van Stephenson Harwood. "Onze beveiliging wordt routinematig gecontroleerd door deze organisaties en ze verwachten dat we aan hun gegevensbescherming normen voldoen."

In de loop der jaren heeft Stephenson Harwood alle verschillende veilige methoden voor file transfer gebruikt om gegevens en bestanden te delen tussen het bedrijf en zijn klanten. Denk hierbij aan gecodeerde USB-sleutels, gecodeerde schijven, encrypted e-mails en tunnels. Om echter aan de eisen en mogelijkheden van al zijn klanten te voldoen, vereiste het een flexibeler product, dat zeer snel kan worden ingesteld voor elk type klant en voor het verwerken van grote bestanden.

De visie

"Wat we zochten was een manier om gegevens te versturen naar en uit te wisselen met bedrijven die minder goed voorbereid waren als sommige van de grote financiële organisaties waarmee we te maken hadden", legt Petrie uit. "We waren op zoek naar een oplossing die volledig veilig, snel en eenvoudig in te stellen grote file transfers van bestanden kan verwerken, een auditlogboek kan maken van wat er in en uit is uitgewisseld en een bevestiging kan geven dat de klant de bestanden precies heeft ontvangen zoals ze zijn verzonden en wanneer de confidentiële bestanden daadwerkelijk door de klant zijn ontvangen."

De oplossing

Stephenson Harwood benaderde HANDD Business Solutions, een toonaangevende onafhankelijke leverancier van Managed File Transfer, FTP en Data Automation oplossingen, om de beste aanpak te vinden die past bij zijn bedrijfsdoelstellingen en technische vereisten. Na de raadpleging waren ze het er beiden over eens dat MOVEit File Transfer de beste oplossing was om te helpen bij het beheren en delen van de juridische en financiële gegevens.

MOVEit File Transfer is de veiligste managed file transfer oplossing voor bestandsoverdrachten op de markt. Het stelt bedrijven in staat om alle gegevensuitwisselingen veilig te beheren, privacy beleid te handhaven en biedt volledige auditable rapportages  over alle file transfer activiteiten. MOVEit File Transfer is geoptimaliseerd voor bedrijfskritische versleutelde bestands-, berichten- en gegevensuitwisselingen met wereldwijde leveranciers en partners.

"De implementatie van het systeem is in zeer korte tijd vakkundig en zonder grote problemen afgerond door HANDD", aldus Petrie. "Sinds de installatie hebben we helemaal geen grote problemen meer gehad. MOVEit File Transfer is onfeilbaar. Het is een van die producten die gewoon zijn werk doet, wat een waar genoegen is."

Resultaten

MOVEit File Transfer biedt Stephenson Harwood een eenvoudige en veilige manier om snel bestanden met andere mensen te delen. Dit was vooral gunstig wanneer het bedrijf grote bestanden moest delen, maar de klanten deze niet per email konden ontvangen omdat de bestanden te groot zijn.

"Met MOVEit File Transfer zijn we veilig in de wetenschap dat de gegevens die we delen veilig en beveiligd zijn", zegt Petrie. "We hebben er zeker baat bij om dingen heel snel voor elkaar te krijgen. Het is heel eenvoudig om een groep ontvangers in een korte tijd op te zetten. Dat hebben we al een aantal keren zelf gedaan."

MOVEit File Transfer biedt inzicht in alle gegevensactiviteiten, inclusief bestanden, gebeurtenissen, mensen, beleid, processen en audits. Het biedt ook de mogelijkheid om proactief alle interne en externe bestandsuitwisselingen te beheren en te automatiseren. "We hebben nu meer controle over de registratieactiviteit en een beter beeld van wat er is gebeurd. Ik vind het ook erg handig dat gebruikers disabled worden nadat ze hun verkoopdatum bereikt hebben", concludeerde Petrie. "In die mate behoudt het ons beveiligingsprofiel door zelfbeheer uit te voeren. We kunnen ook een ontvangstbewijs of kennisgeving van downloaden krijgen, wat onder bepaalde omstandigheden erg nuttig is geweest. Er zijn veel slechte beveiligingsproducten, maar MOVEit is absoluut een van de beste."