8-reasons-to-automate-your-file-transfers

8 redenen om uw bestandsoverdrachten te automatiseren

8 redenen om uw bestandsoverdrachten te automatiseren

We weten het allemaal en zijn het ongetwijfeld beu om het te horen, maar in het huidige wereldwijde technologische landschap is er een voortdurend een toenemend gevaar om te worden gehackt.

Managed File Transfer Automation

Deze hacks worden steeds geavanceerder, maar veel hadden voorkomen kunnen worden door menselijke fouten te elimineren, gegevens te versleutelen en een effectieve security awareness training. Het is logisch om potentiële zwakke punten in een file transfer en bij bestandsoverdrachten te elimineren. In plaats van de gevaren van data in beweging versus 'at rest' te herhalen, shadow IT, of social engineering, laten we aannemen dat bedrijven hun gevoelige informatie en die van hun klanten, leveranciers en andere contacten willen beschermen.

Als u creditcardverwerking afhandelt, moet u voldoen aan PCI-DSS, als u klinische gegevens zoals medische dossiers verwerkt, moet u voldoen aan gezondsheidszorg standaarden, AVG en waarschijnlijk ook PCI-DSS. Andere vereisten, afhankelijk van jurisdictie / staatswetten, vereisen naleving van de wetgeving inzake identiteitsdiefstal of gegevensbescherming. De Universiteit van North Carolina biedt een uitstekende lijst met voorbeelden van gevoelige gegevens.

Of u het nu persoonlijk identificeerbare informatie (PII) is, een elektronische patiënten dossier met gezondheidsinformatie (EPD) of werknemersgegevens zijn, het is allemaal gevoelig data en kunnen in de verkeerde handen worden gebruikt voor identiteitsdiefstal, ransomware of financiële fraude.

Gegevens moeten worden gedeeld

Het belangrijkste probleem is dat gegevens meestal onveilig worden gedeeld en niet altijd op een efficiënte manier. In de bancaire, financiële dienstverlening en bij verzekeraars wordt een breed scala aan data gedeeld om zaken te doen. Kredietcontroles vereisen bijvoorbeeld banken om gegevens te delen, waardoor lang geleden (2017) Equifax een logisch doelwit was voor hackers (waardoor de persoonsgegevens van 143 miljoen mensen werd blootgelegd).

Financiële rapporten, klantafschriften, rekeningupdates en nog veel meer worden gedeeld tussen banken of geback-upt op een centrale server. Met de opkomst van fintech, slimme betalingen en andere financiële diensten komt het delen van data nog vaker voor. Data-analyse, big data  en de daaruit voortvloeiende gerichte marketing dragen allemaal bij aan de vereisten voor het delen.

Gezondheidszorg is een andere industrie die een primair doelwit is, omdat providers gewoonlijk zowel medische als financiële gegevens opslaan en delen, of het nu gaat om verzekeringsmaatschappijen of medische professionals die nodig zijn om consulten te geven of de medische zorg zelf. Als een zorgverlener niet betrokken is bij de zorg van een patiënt, kan medische informatie (als de PII is verwijderd) worden gedeeld zonder toestemming van de patiënt. Gezien het aantrekkelijke karakter van het doelwit is het geen verrassing dat er ook daar veel hacks plaatsvinden.

Net als de hackers heb ik me gericht op financiële dienstverlening en gezondheidszorg, maar het probleem is er voor iedereen die persoonsgegevens opslaat. En wie doet dat niet? Deelt u gevoelige gegevens met anderen? Als dat zo is, moet u uw proces hebben voor bestandsoverdracht. Regelgeving instrueert organisaties niet over hoe ze gegevens moeten beveiligen, maar vertrouw erop dat ze due diligence uitvoeren en degenen die zich niet aan de regels houden, bestraffen. Onwetendheid is geen verdediging meer gezien het grote aantal gepubliceerde voorbeelden van datalekken in alle industrieën.

Waarom bestanden niet veilig delen?

Bedrijven moeten kijken naar gegevensbeveiliging die past bij deze tijd. Maar alleen op een manier die ook de efficiëntie verbetert van de bedrijfsvoering en processen verbetert. Naleving van de geldende normen en voorschriften is ook noodzakelijk, maar dit zal variëren afhankelijk van industrie en locatie. Een effectieve software voor file transfer zal het oplossen, ongeacht of er verouderde legacy-infrastructuur is (een klacht die veel voorkomt in de banksector), platform type of bedrijfsgrootte.

Waarom zou u geen einde maken aan repetitieve taken en zogenaamd 'druk werk' door ze te automatiseren op een manier die tijd vrijmaakt voor taken die handmatige interventie vereisen? Het lijkt me in ieder geval logisch. De voordelen van het automatiseren van file transfers (in plaats van het lukraak delen ervan via e-mail, cloud sharing of als bijlage in een VoIP-chatvenster) omvatten maar zijn niet beperkt tot het volgende:

1. Gecentraliseerde controle

Met toegewijde (zorgvuldig geselecteerde in plaats van ambitieuze) medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het bouwen, plannen en managen van bestandsoverdrachten, wordt de kans op menselijke fouten veroorzaakt door repetitieve gegevensinvoer verminderd. Batches kunnen ook worden gemaakt voor data overdracht met reguliere    intervallen.

2. Eén oplossing voor alle file transfers

In plaats van een groot aantal opties te hebben voor bestandsoverdrachten en het delen van bestanden, hoeven medewerkers slechts met één programma te werken. Minder verwarring en minder kopieen of weglatingen bij bestandsoverdrachten.

3. Verbeter de gegevensbeveiliging

Gegevens worden gecodeerd in alle stadia van het bestandsoverdracht, met bevestiging van levering aan de geautoriseerde ontvanger en volledige logboeken van elke file transfer.

4. Real-time inzicht

De status van de bestandsoverdracht is duidelijk en eventuele waarschuwingen zoals mislukte levering (als gevolg van verbindingsverlies of andere interferentie) kunnen onmiddellijk worden opgevolgd.

5. Verbeter de efficiëntie

Wanneer file transfers worden geautomatiseerd, bespaart dit tijd, waardoor managers meer tijd kunnen besteden aan het maken van extra triggers en waarschuwingen die een aanvulling vormen op bestaande processen voor bestandsoverdracht. Hoewel niet alle overdrachten geautomatiseerd zullen zijn, fijne controle van handmatige transacties is ook mogelijk, of u nu grote bestanden overdraagt of een eenmalige geplande file transfer nodig hebt.

6. Optie voor automatisering door meerdere gebruikers

Beheerders kunnen eenvoudig triggers per gebruiker maken. Dit is vooral handig voor database-updates of back-ups aan het einde van de dag naar een centrale server.

7. Eenvoudigere compliance

Omdat alles wordt bijgehouden en vastgelegd in een logbestand (dat niet kan worden bewerkt), is naleving van een breed scala aan voorschriften mogelijk.

8. Audit trail

Een belangrijk kenmerk van managed file transfer is dat elke bestandsoverdracht volledig controleerbaar is, waarbij wordt vastgelegd wie welke file heeft verzonden en wanneer en wie het bestand heeft ontvangen. In het geval van een datalek is dergelijk bewijs een belangrijke tijdsbesparing die onmogelijk is met behulp van traditionele bestandsoverdracht methoden. Het kan ook de financiële sancties en reputatieschade voorkomen die vaak gepaard gaan met een datalek.

Kortom, tenzij u de nachtmerrie van het beheer van FTP-serveruitbreiding en scripts wilt aanpakken, kan niet worden genegeerd dat automatisering voor bestandsoverdrachten alleen haalbaar is met een managed file transfer oplossing voor bestandsoverdracht. Met toenemende nalevingsvereisten, moet elk bedrijf rekening houden met de implicaties van een datalek in de hoofden van hun klanten. Vertrouwen is een basis die bedrijven niet kunnen negeren, en als het eenmaal verloren is, zullen weinigen het kunnen herstellen. Als consument van verschillende diensten verwacht ik alle bedrijven om mijn persoonsgegevens te beveiligen. Als het wordt gehackt of slordig mee wordt omgegaan en ik ontdek later dat mijn leveranciers geen basisbeveiligingsmaatregelen hebben geïmplementeerd, is het een gemakkelijke taak om een alternatieve service te selecteren ... en een advocaat.

Wat denk je? Zijn bedrijven verplicht om alle gegevens in een kluis te beveiligen (zelfs als het een virtuele kluis is), er alleen toegang toe te krijgen of te delen om zaken te doen, of hebben ze het recht om ze te minen voor alle mogelijke informatie en deze te delen zoals ze willen voor marketingdoeleinden?

Learn more about MOVEit


Comments
Comments are disabled in preview mode.