De 5 beste platforms voor het delen van bestanden voor bedrijven

De 5 beste platforms voor het delen van bestanden voor bedrijven

Het belang van online samenwerking nam een grote prong toen de COVID-19-pandemie zowat elke kantoormedewerker dwong om thuis te blijven.

Als gevolg hiervan ontdekten veel bedrijven dat ze efficiënt kunnen functioneren met mensen die vanuit huis werken, en voor een deel was dat mogelijk door P2P-platforms voor het delen van bestanden.

Het delen van bestanden is ook een Catch 22 scenario, vooral in gevallen waarin big data-bestanden worden gedeeld. Volgens een artikel in het SmartData Collective heeft big data het delen van bestanden gevaarlijker dan ooit gemaakt sinds meer hackers machine learning gebruiken om hun doelen te duperen. Het artikel verwijst ook naar een rapport van het Ponemon Institute, waaruit bleek dat 35% van de datalekken wordt veroorzaakt door de 'menselijke factor'. Deze omvatten fouten en nalatigheid door werknemers die deuren openen voor hackers door het onjuist delen van bestanden.

 

Toch moet het delen van bestanden doorgaan. Teams, klanten of partners, we delen allemaal bestanden met iedereen. Het lijkt eenvoudig en we delen vaak bestanden zonder een seconde na te denken over de veiligheid of legitimiteit. Maar we moeten wel denken aan gegevensbescherming en voorkomen dat cybercriminelen met onze gegevens ervan door gaan.

Belangrijke factoren bij het selecteren van een oplossing voor het delen van bestanden

Als u op zoek bent naar een oplossing voor het delen van bestanden, kijken de meeste IT-teams naar vier belangrijke factoren:

  • Is het gemakkelijk te gebruiken? (om technische ondersteuning vragen van de eindgebruikers te vermijden)
  • Zal het bestanden snel verzenden? (om te voorkomen dat eindgebruikers klagen)
  • Is het veilig tegen hackers? (om de digitale data van het bedrijf te beschermen)
  • Voldoet het aan de regelgeving en AVG? (om boetes te voorkomen en controlereacties te stroomlijnen)

Als u rekening houdt met deze belangrijke aspecten bij het evalueren van de beste oplossing voor het delen van bestanden voor uw bedrijf, kan de beslissing neerkomen op de aard van de bestanden die u deelt. Sommige bevatten gegevens die een hoog niveau van beveiliging en naleving garanderen, terwijl andere mogelijk geen significante bescherming vereisen.

Waar te beginnen

Overweeg als uitgangspunt eerst de beschikbare methoden voor het delen van bestanden. Er zijn twee basistechnieken waarbij bestanden één-op-één worden gedeeld:

  • Met de Peer to Peer (P2P)-benadering kunnen individuele apparaten verbinding maken met een netwerk voor bestandsoverdracht. Deze techniek is meestal het beste wanneer een kleine groep gebruikers bestanden moet delen.
  • FTP (File Transfer Protocol) werkt goed voor grote en ongebruikelijke bestanden, zoals bestanden die oudere gegevens bevatten. Het bestaat al heel lang en werkt redelijk efficiënt, hoewel het aan beveiliging kan ontbreken. Bestanden worden meestal verzonden vanaf een server via een command prompt of u kunt een interfacetool gebruiken.
  • Hoewel het geen directe één-op-één gebruikerstechniek is, is de cloud een andere manier om bestanden te delen. Eén gebruiker kan gegevens uploaden naar een cloudrepository (vaak in een openbare cloud zoals Dropbox) en meerdere gebruikers toegang geven om te downloaden. Sommige bedrijven gebruiken deze methode ook om een back-up van hun bestanden te maken.
  • Natuurlijk is er altijd e-mail voor het delen van bestanden. Het enige dat u hoeft te doen, is een bestand aan een bericht toevoegen en klikken. Maar dit is alleen oké voor het delen van kleine bestanden die geen beveiliging vereisen.

Managed File Transfer: De grote broer van FTP

De meest geavanceerde technologie voor het delen van bestanden is Managed File Transfer (MFT). MFT is een veiligere methode in vergelijking tot FTP. MFT is ook betrouwbaarder, efficiënter én sneller. MFT presteert ook beter dan recentere protocollen zoals HTTP. Door gebruik te maken van het Secure File Transfer (SFT)-protocol bieden MFT-oplossingen doorgaans verschillende belangrijke beveiligingsmogelijkheden:

  • Codeert bestanden zodat alleen afzenders en ontvangers ze kunnen bekijken.
  • Genereert een spoor van bestandsoverdrachtsbewerkingen: afzendergegevens, tijdstempels en ontvangers.
  • Produceert bewijsbestanden die zijn ontvangen door beoogde ontvangers.
  • Verifieert door verbinding te maken met user repository's zoals LDAP, Active Directory, NTLM en PAM.

Gegevensbescherming: de primaire factor

Aangezien de meeste platforms voor het delen van bestanden snel bestanden verzenden, zijn beveiliging en compliance meestal de factoren waar IT-leiders het meest naar kijken bij een oplossing voor het delen van bestanden. Daarom is het van cruciaal belang om een oplossing te gebruiken die end-to-end encryptie en machtigingsinstellingen toepast om te voorkomen dat hackers en de gegevens in een bestand kunnen bekijken. Zorg ervoor dat de optie voor openbaar delen is uitgeschakeld!

Vanuit het oogpunt van compliance is het belangrijk om een oplossing met audit en controlemogelijkheden te gebruiken, zodat u kunt bewijzen wanneer en wie elk bestand verzendt en ontvangt dat uw systeem verwerkt en wie wanneer toegang heeft gehad tot elk bestand. Als onderdeel van de nalevingsinspanning configureert u een proces om bestanden die niet langer nodig zijn, automatisch te verwijderen.

Toonaangevende opties voor het delen van bestanden

Een online zoekopdracht onthult veel keuzes voor oplossingen voor het delen van bestanden. Een paar die erkenning krijgen van meer dan één beoordelingsservice zijn Egnyte, GoAnywhere, IBM, GlobalScape en MOVEit van Progress:

  • Egnyte is cloudgebaseerd en beschikt over aanpasbare branding, beheer van meerdere gebruikers, gegevensverificatie, offline toegang, bestandsvergrendeling en auditrapporten.
  • GoAnywhere MFT is een beheerde oplossing voor bestandsoverdracht waarmee gebruikers bestandsoverdrachten en gerelateerde verwerkingstaken kunnen beveiligen, automatiseren en beheren. De oplossing kan worden geïmplementeerd in de cloud of on-premises.
  • IBM Sterling Secure File Transfer is een andere beheerde oplossing voor bestandsoverdracht met een uniform platform, zodat u bedrijfskritische bestandsbewegingen binnen uw bedrijf en tussen partnernetwerken kunt delen en volgen.
  • Globalscape, de derde managed file transfer oplossing voor bestandsoverdracht in deze reeks, beschikt over een vereenvoudigde architectuur voor lichtgewicht implementaties die kunnen worden geschaald en geautomatiseerde workflows bevat.
  • De Managed File Transfer  MOVEit Managed File Transfer van Progress wordt door duizenden organisaties over de hele wereld gebruikt om volledige zichtbaarheid en controle te bieden over bestandsoverdrachtactiviteiten. Met MOVEit kunt u de betrouwbaarheid van de belangrijkste bedrijfsprocessen en de veilige en conforme overdracht van gevoelige data tussen partners, klanten en gebruikers garanderen. MOVEit maakt ook gebruik van gepatenteerde technologie om bestanden snel te verzenden, waardoor uw eindgebruikers tevreden zullen zijn. En uw IT-team zal waarderen hoeveel eenvoudiger het is om te beheren, omdat het meerdere protocollen voor bestandsoverdracht ondersteunt en file tranfer processen automatiseert, inclusief de detectie en afhandeling van mislukte overdrachten.

Probeer MFT gratis

Probeer een  gratis proefversie van MOVEit. De oplossing voldoet aan AVG, GDPR PCI DSS, ISO 27001, SOX, BASEL I/II/III, FIPS, FISMA, GLBA, FFIEC, ITAR en andere voorschriften voor gegevensbescherming en data protection. U kunt het ook on-premise of als service in de cloud implementeren. Het is de eenvoudige manier om snelle bestandsoverdrachten voor uw eindgebruikers te garanderen en tegelijkertijd al uw digitale data te beschermen.

 

Gerelateerde blogs


Comments
Comments are disabled in preview mode.