オフィス内のさまざまなニーズを満たすことは常に困難ですが、ビジネス電話サービスに関して言えばVoIPフォンが各部署にもたらす利点は大きいと思います。
会社で利用する電話システムとして何を選択するかを決定するのは簡単なことではありません。誰にでも好まれ、使いやすいものを見つけることが重要です。その一方、コストを重視する会社上層部にも納得してもらわなければならず、テレコムやIT部門にとっては管理の簡単さが大きな関心事です。
多くの人は使い慣れたシステムを信頼し、好みますが、IP電話は改良され続けています。ホストするプロバイダーを利用すれば、IP電話は従来の電話サービスよりも柔軟に管理できます。設備投資の観点からは、電話システムの設備とソフトウェアを社内の責任で行う場合と比較して、先行投資も最小限ですみます。
IP電話は、通話を送受信するために、従来の公衆交換電話網ではなく、VoIP（Voice over Internet Protocol）を使用します。専有の構内電話システムはかなり高価で、再設定が困難な場合がありますが、IP電話は、社員同士の通信やコスト管理を容易にするいくつかの機能を備えています。
導入時および導入後のコスト削減
従来のシステムは高価です。セットアップするには誰かの作業時間をあてることになり、再設定にはさらに長い時間と物理的なシステム変更が必要になります。メンテナンスコストも増加する可能性があります。VoIPを使用すれば、インストール費用を節約できます。誰もがワイヤレスのヘッドセットをプラグに差し込んで、自分のアカウントを設定できます。また、通話料は極めて安く、国際電話の場合は特にメリットが大きいです。
インストール、設定、維持管理の容易さ
IP電話は簡単にインストールできます。会社の施設全体に配線する必要はなく、必要なのは電話器だけです。おそらくコンピュータ・ネットワークのためにすでに設置されているであろうイーサネット・ポートにプラグインするか、Wi-Fiに接続するだけです。ホスティングされたIPソフトウェアを使用すれば、ウェブサイトのポータルから新しいユーザーを簡単かつ安価に追加できます。必要なのはインターネット接続のみです。
拡張性 - 人数の増減への対応
従来の電話システムでは、必要な電話の数を予測する必要があります。予測した数が実際より多過ぎた場合は、使用しない電話回線に無駄に支出することになります。一方、ホストされたIP電話システムでは、新しい社員が入社したときに新しい回線を追加するだけです。誰かが退職したら、その回線をクローズするか別の人に割り当てることができます。
他のシステムとの統合
IP電話はインターネットベースなので、他のアプリケーションとの統合が容易です。例えば、電子メールでコールを発信したり、電子メールアカウントからボイスメールにアクセスしたりすることができます。ボイスメールをテキストに変換して、電子メールシステムに送信することもできます。
もう一つ重要なのは、電話番号が個々の社員に割り当てられているという点です。オフィスを改装したり拡張したり、社員が新しい部署に移動したりしたときに便利です。VoIP電話システムのWebサイトのポータルにアクセスしてシステムを再設定し、新しいデスクの電話器をすぐ使用できるようになります。通信会社やIT部門の手助けがなくても、各自で簡単に設定できます。
VoIPフォンは、移動して仕事をすることが多いフィールドワーカーや、出張が多い部門を持つ企業にとっても有益です。コールは、インターネット接続で世界中のどこにでも転送できます。従来の電話システムの機能はすべて利用可能です。これには、保留、転送、ハント、会議通話、find me/follow me、自動受付メニューが含まれます。
IPv6 へのアップグレード
すでにIP電話を使用している企業は、まだIPv6にアップグレードしていない場合、IPv6へのアップグレードを真剣に検討する必要があります。Network Worldは、Comcast、Verizon、AT＆Tなどの多くのサービスプロバイダが既にIPv6アドレスの使用を開始しており、米国内の他の通信事業者にも同じことを奨励しています。インターネットエンジニアリングタスクフォース（IETF）も、これらの移行を奨励しています。
ますます多くのデバイスがインターネットに接続するにつれて、IPv6に移行する必要性が大きくなっています。IPv4アドレスで残っているのは1,700万を切っています。IP電話に加え、これらのアドレスは、インターネットに接続するすべてのデバイスに必要です。「モノのインターネット」が益々あふれ続けている中、1,700万のアドレスはすぐに枯渇してしまうでしょう。一方、IPv6は340兆のアドレスをサポートしていますから、使えるアドレスがなくなってしまうことは、まず、起こらないでしょう。
強化されたコラボレーションがビジネスを推進
ホストされたIP電話システムには上述のようなメリットがあるので、業務上の通信にIP技術を活用することは理にかなっています。IP電話は、社員、顧客、ビジネスパートナーの間のビジネスのやりとりを推進するためにコラボレーション機能を強化できる上、管理が容易で低コストで運用できます。
IP電話は、販売を促進し、顧客サービスを向上させるために必要な競争力につながります。まだ導入していない場合は、IP技術を真剣に検討することを強く推奨します。