現代のビジネスを遂行するには、ファイルを迅速かつ安全に転送することは必須の要件ですが、業務に携わる個々人が、多様なデバイス、手法、環境を使用している場合は、非常に困難な課題に直面することになります。

セキュリティ上の脅威の増大に伴い、安全なファイル転送はより重要になっています。

モバイルファイル転送は、従来は、デバイス上のストレージまたは電子メールのいずれかに制限されていました。どちらもファイルを転送するのに理想的な方法ではありません。デバイス自体が暗号化されていなければ、デバイス上で問題が発生する可能性があります。USB デバイスを物理的に持ち運ぶことと同じで、不便で時間もかかります。電子メールは、簡単ではありますが、安全な方法とは見なされておらず、多くの組織は、セキュリティ上の懸念から電子メールを使ってファイルを転送することを推奨していません。

では、モバイルデバイスを介してファイルを転送することは不可能なのでしょうか？現代において、不可能と断言して切り捨ててしまうことができないことは、誰の目にも明らかです。モバイルデバイスを使いながら、安全にファイル転送を行うためのオプションとして、２つの方法が考えられます。まず1つ目は、ファイルの安全なアップロード、転送、および受信を可能にする安全性の高いタイプの製品を使用することです。2つ目として、Microsoft Office 365 や Google Suite などのクラウドプラットフォームのネイティブ機能を活用した、アプリケーション内のファイル共有があります。このブログは、特定の製品や手法を推奨するものではなく、中立的にそれぞれの機能を議論することを目的にしています。

安全なマネージド・ファイル共有プラットフォーム

Microsoft Office 365 や Google Suite などの統合プラットフォームについて説明する前に、モバイルデバイスと統合するマネージド・ファイル・トランスファー（MFT）ソフトウェアについて言及し、その必要性を確認しておきたいと思います。マネージド・ファイル・トランスファーは、ファイル転送の受信者を検証し、ファイルを安全にアップロード、転送する方法を提供します。多くの場合、MFT ソフトウェアには、ビジネスプロセスもサポートする自動化機能が含まれています。例えば、保険の適用に関するプロセスでは、現場作業者は、保険の書類をMFTアプリケーションを介してアップロードし、必要な変更を加えて会社のオンプレミスの安全な場所に転送し、当該案件に関してオフィスにいる担当者に通知を送信する必要があります。

上記の手順は、カスタムスクリプトを使用したり、複数のビジネス自動化ソフトウェアを組み合わせたりすれば実行できますが、MFT プラットフォームが提供できる使いやすさには欠けています。MFT には、以下のようなメリットがあります。

• 広範なワークフローの自動化
• ファイルの整合性チェックと暗号化された改ざん防止ログを使用したファイル転送
• カスタムビジネスプロセスとの API 統合
• SAML または AD/LDAP を介した既存インフラストラクチャへの統合

MFT 製品は、コラボレーションプラットフォームに、自動化と外部ベンダーやユーザーとの統合を提供することができるという点で、導入する意義があります。MFT 製品を使用しなくても、コラボレーションプラットフォームで実行することはできますが、最小限のコーディングで可能なように明示的に設計されている MFT 製品で実行する方がはるかに簡単です。また、ライフサイクルポリシーと強力なファイル整合性チェックを使用して外部ベンダーとの安全なファイル共有ができる MFTは、ファイル転送ビジネスプロセス、特に高度なセキュリティを必要とするモバイルファイル転送に最適です。

コラボレーションプラットフォームでのアプリケーション内ファイル転送

MFT プラットフォームと同様、Google Suite や Microsoft Office 365 などのコラボレーションプラットフォームでも、内外部とのファイル共有が可能です。どちらのプラットフォームも、Microsoft OneDrive アプリケーションや Google Drive アプリケーションなどの専用モバイルアプリケーションを提供します。アプリケーションにファイルを直接アップロードする機能を使用することができ、アップロードしたファイルを共有する方法と場所を指定することも可能です。ファイルはクラウドに存在するので、管理者は、各ユーザーとそれらのプラットフォームに保存されているファイルのセットに適切な共有および監査ポリシーを設定することができます。これらのコラボレーションプラットフォームが提供するメリットとしては、以下のような点が挙げられます。

• 統合されたユーザーとファイル共有の管理
• すべてのプラットフォームユーザー間でドキュメントとフォルダを簡単に共有
• 広範な監査とポリシー管理
• 組織外のメンバーとの外部ファイル共有

MFT は多くのケースで適切なオプションだと思われますが、内外部両方のユーザーに対して使用する場合、コラボレーションプラットフォームが好まれることもあります。内部的には、ほとんどのコラボレーションプラットフォームはずっとよく統合されています。つまり、モバイルデバイスを使用している場合は、操作する必要のある画像やスプレッドシートをすばやくプルアップでき、変更はほぼ瞬時にすべてのユーザーに反映されます。さらに、アップロード時に、共有する必要のあるすべてのユーザーがファイルを利用できるようになります。外部ユーザーの場合、ライフサイクルポリシーの設定が、通常は MFT 製品と同じ程度に広範には適用できないものの、ファイルをモバイルで簡単に安全に転送することができます。

まとめ

ファイルの安全な転送が必要な多くのユースケースと状況があります。モバイルワーカーは、使いやすく、ニーズに適合した、安全でコンプライアンスを満たすソリューションを必要とする、困難で流動的な状況に置かれます。マネージド・ファイル・トランスファー・ソフトウェアと、Microsoft Office 365 や Google Suite などのビジネスコラボレーションプラットフォームのアプリケーション内ファイル転送は、自動化の程度に違いがありながらも、どちらもファイルを安全に転送できるように機能します。