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ファイル転送ワークフローの自動化

ファイル転送ワークフローの自動化

IT部門は、組織の業務活動をサポートするため、優れたサービスを提供できるよう日夜努力を続けています。中でも、高品質のファイル転送サービスは、組織の業務活動の効率化と活性化に大きな役割を果たします。

デジタル時代の現在は、多種多様な企業で毎日膨大な量のデータが転送されており、データを必要な場所に転送するのに十分な帯域幅とサポートを確保するために多額の費用が投入されています。データが現代経済の生命線になったと主張する人さえいるかもしれません。にもかかわらず、データ転送をサポートするIT部門の多くが、スクリプト作成や管理を手作業で行って貴重なリソースを浪費しています。異なるファイル転送プロセスを統合して、集中型システムに移行すれば、ITワークロードとコストを削減しながら、信頼性とセキュリティの向上を実現でき、組織の効率化と活性化にも寄与します。

これは、プログレスのホワイトペーパー、「ワークフロー自動化で効率と活性を引き出す5つのポイント」のトピックです。ワークフローの自動化がIT部門部門が抱える膨大なファイル転送の問題にどのように対処できるかについて論じています。

FTPやスクリプトは必ずしも十分ではなく、効率の向上と安全性のためには自動化が最適

これまでの流れとして、ファイル転送プロセスの効率化のために、DIY (Do-It-Yourself) アプローチがとられてきました。手作業によるファイル転送プロセスを見直し、何度も繰り返される転送プロセスに対してある程度の自動化を取り込もうとしてFTP操作を工夫したり、スクリプトを作成したりする努力が行われました。このような場当たり的な解決法でもある程度はうまくいきます。業務内容によっては、中小企業ならそれだけで十分かもしれません。ただし、ファイル転送がビジネスの中核プロセスになっていて、転送中のデータを保護する必要があるような場合は、このようなDIYアプローチには問題があります。重大な欠陥がある場合があり、安全性の点でも不十分です。

FTPやスクリプトによるDIYアプローチの典型的な問題としては、可視性とコントロールの欠如、データセキュリティとコンプライアンスへの対応の弱さ、不十分なリソースと非効率的なワークフローのために生産性が上がらないこと、そして統合することの複雑さがあります。したがって、当然、転送すべきファイルの数が増えて、ファイル転送のコストが上がっていけば、ファイル転送のためのより良い方法を模索することになります。上述のような問題が組織に影響を及ぼしているのではないかと思われる場合は、次の質問を自問してみてください。

  • いつファイルが転送されたのか、どこに転送されたのか、そしてファイルが確実に宛先に届いたのかをチェックすることは困難ですか?ファイル転送が失敗して、問題を解決するのに時間がかかることはありますか? 
  • 日常業務に差し支える障害が発生した場合(たとえば、パスワードの変更があり、すべてのジョブを再スケジュールしなければならないような場合)、ファイル転送ジョブをスケジューリングするには大きな困難を伴いますか?
  • ファイル転送ジョブの作成と実行のスクリプト処理は時間がかかり、エラーが発生しやすいですか?
  • 監査に必要なすべてのアクティビティをログに記録する機能がスクリプトでは実現できませんか?
  • 業務上コンプライアンス対象となるデータ保護法で必要とされる方策を実装することを考えた場合、すでに遅れをとっているような感覚がありますか?

「はい」と答えるような質問が1つでもあれば、自動化ソリューションを導入してファイル転送ワークフローを自動化することでメリットが得られる可能性があります。ファイル転送オペレーションを自動化することは、コスト削減、生産性向上、セキュリティ強化、人的エラー低減、可視性とコントロール、コンプライアンスなどの点から大変有用です。

組織の業務活動をサポートするためにIT部門が行うファイル転送サービスに、これらのメリットがある自動化ソリューションを導入して、組織の効率化と活性化に貢献するためにはどうするのがいいのか、ホワイトペーパーをダウンロードしてお読みください。

 

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