L'importance de la collaboration en ligne a fait un bond en avant alors que la pandémie de COVID-19 a obligé presque tous les employés de bureau à rester à la maison.

En conséquence, de nombreuses entreprises ont découvert qu'elles pouvaient fonctionner efficacement avec des personnes télétravaillant, et une partie du crédit pour cela va aux solutions de partage de fichiers.

Le partage de fichiers a également créé une situation compliquée, en particulier dans les cas où des fichiers "big data" sont partagés. Selon un article du SmartData Collective, le big data a rendu le partage de fichiers plus dangereux que jamais depuis que de plus en plus de hacker utilisent le Machine Learning pour duper leurs cibles. L'article fait également référence à un rapport du Ponemon Institute, qui révèle que 35% des violations de données sont causées par le «facteur humain». Il s'agit notamment des erreurs et de la négligence des employés qui ouvrent des portes aux hacker grâce à un partage de fichiers inapproprié.

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Pourtant, le partage de fichiers doit continuer. Que ce soit entre les membres de l'équipe interne, les clients ou les partenaires commerciaux, le partage de fichiers est la façon dont les affaires se font. Le processus semble si simple et les gens partagent souvent des fichiers sans arrière-pensée. Mais cela doit être géré correctement, sinon les gens seront frustrés par le processus, ou vos fichiers pourraient être laissés ouverts aux cybercriminels.

Facteurs clés dans le choix d'une solution de partage de fichiers

Lorsque les équipes informatiques recherchent une solution de partage de fichiers, elles se penchent principalement sur quatre facteurs clés:

• Est-elle facile à utiliser?
• Va-t-elle envoyer des fichiers rapidement?
• Est-elle protégé contre les hacker?
• Est-il conforme aux réglementations?

Lorsque vous tenez compte de ces aspects clés lors du choix de la solution de partage de fichiers qui convient le mieux à votre entreprise, la décision peut dépendre de la nature des fichiers que vous partagez. Certains contiennent des données qui nécessitent un niveau élevé de sécurité et de conformité, tandis que d'autres peuvent ne pas nécessiter de protection significative.

Où commencer

Comme point de départ, considérez d'abord les méthodes disponibles pour partager des fichiers. Il existe deux techniques de base impliquant le partage de fichiers un-à-un:

• L'approche P2P (Peer to Peer) permet aux appareils clients individuels de se connecter à un réseau pour les transferts de fichiers. Cette technique est généralement la meilleure lorsqu'un petit groupe d'utilisateurs a besoin de partager des fichiers.
• Le protocole FTP (File Transfer Protocol) fonctionne bien pour les fichiers volumineux et inhabituels, tels que ceux contenant des données héritées. Il existe depuis longtemps et fonctionne assez efficacement, même s’il peut manquer de sécurité. Les fichiers sont généralement envoyés depuis un serveur via une invite de commande, ou vous pouvez utiliser un outil d'interface.

Bien qu'il ne s'agisse pas d'une technique utilisateur directe individuelle, le cloud est un autre moyen de partager des fichiers. Un utilisateur peut télécharger des données dans un référentiel cloud (souvent dans un cloud public comme Dropbox) et spécifier plusieurs utilisateurs auxquels donner accès pour téléchargement. Certaines entreprises utilisent également cette méthode pour sauvegarder leurs fichiers.

Bien sûr, il y a toujours un e-mail pour partager des fichiers. Tout ce que vous avez à faire est de joindre un fichier à un message et de cliquer. Ceci est préférable uniquement pour les petits fichiers qui ne nécessitent pas de sécurité.

Gestion de transfert de fichiers: le Big Brother vers FTP

La technologie de partage de fichiers la plus avancée est le transfert de fichiers géré. MFT est une méthode plus sécurisée que FTP et est plus fiable, efficace et plus rapide. MFT surpasse également les protocoles plus récents comme HTTP. En tirant parti du protocole SFT (Secure File Transfer), les solutions MFT offrent généralement plusieurs fonctionnalités de sécurité clés:

• Encryptage des fichiers afin que seuls les expéditeurs et les destinataires puissent les consulter.

• Génération d'une trace des opérations de transfert de fichiers - informations sur l'expéditeur, les destinataires et l'horodatage. 

• Fourniture d'une preuve que les fichiers ont été reçus par les destinataires prévus.

• Authentification en se connectant aux référentiels d'utilisateurs tels que LDAP, Active Directory, NTLM et PAM.

La sécurité: le facteur principal

Étant donné que la plupart des plates-formes de partage de fichiers envoient des fichiers rapidement, la sécurité et la conformité sont généralement les facteurs que les responsables informatiques examinent de plus près lorsqu'ils envisagent une solution de partage de fichiers. Dans ce sens, il est essentiel d’utiliser une solution qui applique des paramètres d'encryptage et d’autorisation de bout en bout pour empêcher les hacker et le système hôte d’afficher les données contenues dans un fichier. Assurez-vous que l'option de partage public est désactivée!

Du point de vue de la conformité, il est important d’utiliser une solution avec des capacités d’audit afin de pouvoir prouver qui envoie et reçoit chaque fichier que votre système gère et toute autre personne ayant accédé à chaque fichier. Dans le cadre de l'effort de conformité, configurez un processus pour supprimer automatiquement les fichiers dont vous n'avez plus besoin.

Principales options de partage de fichiers

Une recherche en ligne révèle de nombreux choix de solutions de partage de fichiers. Parmi les quelques-uns qui reçoivent la reconnaissance de plus d'un service d'évaluation, citons Egnyte, GoAnywhere, IBM, GlobalScape et MOVEit de Progress:

• Egnyte est basé sur le cloud et propose une personnalisation avec la marque de l'entreprise, une gestion de plusieurs utilisateurs, une authentification des données, un accès hors ligne, un verrouillage de fichiers et des rapports d'audit.
• GoAnywhere MFT est une solution de gestion de transfert de fichiers qui permet aux utilisateurs de sécuriser, d'automatiser et de gérer les transferts de fichiers et les tâches de traitement associées. La solution peut être déployée dans le cloud ou sur site.
• IBM Sterling Secure File Transfer est une autre solution de gestion de transfert de fichiers qui comprend une plate-forme unifiée afin que vous puissiez partager et suivre les mouvements de fichiers critiques au sein de votre entreprise et sur les réseaux partenaires.
• Globalscape, la troisième solution de gestion de transfert de fichiers de cette gamme, présente une architecture simplifiée pour les déploiements légers qui peut évoluer et une automatisation des flux de travail.

L'autre solution qui se distingue par l'utilisation d'une méthodologie MFT (Managed File Transfer) est MOVEit Managed File Transfer by Progress. MOVEit est utilisé par des milliers d'organisations à travers le monde pour fournir une visibilité et un contrôle complets sur les activités de transfert de fichiers. Avec MOVEit, vous pouvez assurer la fiabilité, la sécurité et la conformité des transferts de données sensibles entre partenaires, clients et utilisateurs.

MOVEit exploite également une technologie propriétaire pour envoyer des fichiers rapidement, ce qui rendra vos utilisateurs finaux heureux. Et votre équipe informatique appréciera à quel point la solution est plus facile à gérer puisqu'elle prend en charge plusieurs protocoles de transfert de fichiers et automatise les processus de transfert de fichiers, y compris la détection et la gestion des transferts ayant échoué.

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