Vous travaillez dans une PME et vous confiez peut-être les sauvegardes de vos données à un tiers ou, pire encore, au hasard.
Avertissement : Cet article n'est pas lié à une offre et ne contient pas de recommandations partiales privilégiant des liens affiliés ; il dresse plutôt un état des lieux des outils de protection contre les pertes de données disponibles sur le marché. Que les solutions soient gratuites ou économiques, tous les fournisseurs proposent une version gratuite ou une évaluation à durée limitée de leurs produits. Prenez le temps d'essayer avant d'acheter et choisissez les outils qui correspondent le mieux à vos besoins.
Un récent article sur Reddit montre que certaines entreprises ne disposent toujours pas d'une solution de sauvegarde adéquate. Les entreprises qui ne sauvegardent pas leurs données prennent des risques, dans la mesure où l'impact des pertes de données est important et que les causes potentielles de ces incidents sont multiples (attaques par ransomware, pannes matérielles, conditions météorologiques extrêmes, incendie, vol ou écrasement accidentel, notamment). Plutôt que d'accabler ces entreprises pour leur manque de clairvoyance, il vaut mieux s'interroger sur l'état d'esprit qui y règne, et proposer des solutions pour remédier à la situation.
Généralement, ce sont des petites entreprises qui sont concernées ; du fait qu'elles ont été jusqu'à présent épargnées par les problèmes, elles croient, à tort, qu'il n'est pas nécessaire d'agir ou d'investir pour protéger et sauvegarder les données existantes. Dans ce type d'environnement, une confiance excessive s'est installée, et la mission du département informatique se limite à effectuer une maintenance générale, parfois sous-traitée à un informaticien local payé pour garantir que le personnel peut envoyer des e-mails et utiliser les logiciels bureautiques nécessaires dans le cadre de son travail. Dans certains cas, l'activité d'une entreprise ne s'appuie pas du tout sur l'informatique ; il peut s'agir de services professionnels, de conseil ou d'un fournisseur de services installé sur un site physique.
Quelle que soit la situation, la sauvegarde des données générées est critique, notamment si leur perte est susceptible d'affecter l'activité ou les obligations en matière de conformité réglementaire. Les pertes de données peuvent entraîner des interruptions d'activité, des sanctions financières et même, dans certaines situations extrêmes, la fin de l'activité. Tout n'est pas perdu cependant : de nombreuses solutions gratuites et économiques sont à même de garantir la sauvegarde de vos données.
Types et méthodes de sauvegarde
Le type de logiciel que vous utilisez dépend de vos besoins et des compétences dont vous disposez. Exemples : sauvegarde dans le cloud, sauvegarde sous forme de service (recours à un fournisseur de services gérés), logiciel de sauvegarde (pour un petit nombre de machines), sauvegarde de fichiers, sauvegarde d'image de disque, sauvegarde automatique, sauvegarde sur serveur et sauvegarde mobile.
Les fonctionnalités requises peuvent inclure, sans s'y limiter, la sauvegarde à distance, la reprise d'activité, la planification, le chiffrement, la création d'image disque, la gestion de version des fichiers, les sauvegardes incrémentielles, la compression et les sauvegardes en ligne.
Il est clair que les outils doivent être choisis en fonction des besoins de chaque entreprise…
Options gratuites et économiques
Si votre entreprise n'a pas mise en place de stratégie de sauvegarde, de politique de reprise d'activité ou de processus similaires, il est très probable alors que le coût est un facteur décisif. Il est probable également que votre entreprise n'a pas accès aux données volumineuses, à l'intelligence artificielle ou à toute activité qui nécessite le traitement de vastes ensembles de données. Mais les données que vous créez doivent être sauvegardées, en cas de perte de la copie originale (et unique). Les solutions les plus économiques (pour les petites entreprises) consistent à utiliser des produits gratuits ou à coût réduit basés sur un système. L'objectif est de préserver vos données si le pire se produit, en les restaurant à partir des sauvegardes.
1. Solutions de système d'exploitation
Pour les besoins de cet article, Windows est le système d'exploitation de référence pour la majorité. Il dispose de sa propre fonctionnalité de sauvegarde et restauration. Il suffit de choisir une source et une destination, puis d'appuyer sur le bouton. D'autres systèmes d'exploitation tels que Linux ont leurs propres options propriétaires, et les utilisateurs de Mac connaissent la fonctionnalité Time Machine.
2. Image du lecteur
Mon système d'exploitation Windows 10 se trouve sur un disque SSD dédié et je n'utilise pas les dossiers Documents, Vidéos standard ou autres dossiers système dédiés au stockage de fichiers ; j'utilise à la place un disque dur complémentaire et ma propre arborescence. Et ce pour une raison très simple : je ne veux pas que mes fichiers soient intégrés au système d'exploitation en cas de panne système. En cas de panne de mon disque SSD, il me suffit de connecter mon autre disque dur (contenant tous les documents et e-mails) à un autre ordinateur jusqu'au remplacement du SSD. Avec la création régulière d'une image du SSD (une fois par mois), la configuration du nouveau SSD (avec le système d'exploitation et tous les programmes installés) prend quelques minutes seulement. J'utilise Aomei Backupper Standard. La version gratuite est dotée de toutes les fonctionnalités dont j'ai besoin ; elle m'a permis de passer simplement des HDD aux SSD, sans que je doive réinstaller intégralement le système d'exploitation ou les programmes. Bien sûr, vous pouvez essayer aussi d'autres options permettant de cloner un disque dur.
3. Sauvegarde de fichiers
Après avoir évoqué le système d'exploitation et les programmes, il est temps maintenant de s'intéresser aux fichiers/dossiers/données de valeur. Là encore, de nombreuses options sont disponibles. J'utilise depuis longtemps Allway Sync Pro, car cette solution me permet de renforcer le contrôle des destinations de sauvegarde, ainsi que de la planification, de l'automatisation, de la gestion des versions, etc. Le tarif par licence varie en fonction du volume d'achat, mais une licence à vie unique coûte 25,95 $ et le coût de chaque licence supplémentaire s'élève à 15,95 $.
Quel que soit l'outil choisi, il est crucial de savoir où sont stockées vos données utilisateur.
Il est vital par exemple de sauvegarder tous les e-mails, car leur perte aurait de graves conséquences. Il en va de même pour les contacts et les documents commerciaux tels que les factures, contrats et autres données propriétaires requis pour les opérations d'entreprise. La conformité à la norme ISO, par exemple, serait difficile à garantir en cas de perte de processus, procédures, manuels et journaux. Comment vous y prendriez-vous pour les remplacer ? Combien de temps faudrait-il pour y parvenir ? Il est utile de rappeler que depuis Vista, Windows a intégré le Centre de synchronisation, qui peut aider à la synchronisation des fichiers/dossiers vers d'autres destinations.
Destinations des sauvegardes
En fonction du volume de données impliquées et selon que des images de disque sont intégrées ou pas au processus de sauvegarde, vous devez acquérir des ressources de stockage, si elles ne sont pas déjà disponibles.
Les options de stockage sont, sans s'y limiter, les suivantes : clés USB, disques durs externes, supports optiques (DVD, bandes ou Blu-ray), supports de stockage connectés au réseau (NAS), emplacement partagé sur le réseau ou stockage à distance via FTP ou dans le cloud.
Quel que soit votre choix, rappelez-vous que les ressources de stockage peuvent tomber en panne ; il vaut donc mieux choisir plusieurs options ou instances d'une même solution, c'est-à-dire utiliser par exemple un dispositif NAS et un autre emplacement sur le réseau tel qu'un disque dur du serveur pour les sauvegardes. Il est conseillé de procéder à plusieurs sauvegardes pour garantir une protection maximale, l'une d'entre elles devant être effectuée hors site. De nos jours, les lecteurs de disque dur sont bon marché ; l'absence de stockage des sauvegardes de données est par conséquent inexcusable.
En conclusion, la sauvegarde de vos données est essentielle : eh oui, même les particuliers prennent des précautions avec leurs photos de famille et autres fichiers irremplaçables ! Bien sûr, le facteur le plus important dans toute stratégie de sauvegarde, c'est de garantir que les sauvegardes sont parfaitement opérationnelles. Quel niveau de frustration atteindriez-vous en cas d'échec de la sauvegarde au moment où vous en avez besoin ? Blâmeriez-vous le département informatique ? S'il est responsable des sauvegardes, certainement. Si aucune stratégie de sauvegarde n'est en place, c'est de votre responsabilité…