Wenn Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen sind, haben Sie Ihre Datensicherungen möglicherweise bisher externer Hilfe oder – was noch schlechter ist – dem Glück überlassen.

Disclaimer: Dieser Beitrag gehört nicht zu den listenbasierten Angeboten mit einseitigen Empfehlungen, die zu Affiliate-Links führen. Vielmehr handelt es sich um einen Hinweis auf verfügbare Tools zur Vermeidung von Datenverlusten. Unabhängig davon, ob es sich um kostenlose Lösungen oder um Budget-Lösungen handelt, bieten alle Anbieter eine kostenlose Version oder eine zeitlich begrenzte Testversion an. Nehmen Sie sich vor einem Kauf die Zeit zum Testen. Wählen Sie die Tools aus, die Ihren Anforderungen optimal entsprechen.

Ein kürzlicher Reddit-Beitrag hat aufgezeigt, dass es immer noch Unternehmen gibt, die über keine geeignete Lösung zur Datensicherung verfügen. Unternehmen, die Datensicherungen außer acht lassen, sind nicht risikoscheu. Man denke nur an die Auswirkungen von Datenverlusten und die Fülle der möglichen Ursachen (ob Ransomware, ein Hardware-Fehler, extreme Wetterbedingungen, Brand, Diebstahl oder versehentliches Überschreiben). Anstatt diese Unternehmen wegen ihres mangelnden Weitblicks zu kritisieren, ist es auch möglich, sich Gedanken über die damit verbundene Denkweise zu machen und Maßnahmen zur Behebung der Situation vorzuschlagen.

Das Szenario trifft in der Regel auf kleinere Unternehmen zu, die fälschlicherweise davon ausgehen, dass keine Maßnahmen oder Investitionen für den Schutz und die Sicherung bestehender Daten getroffen werden müssen, weil bisher keine Probleme aufgetreten sind. In einer solchen Situation hat sich Bequemlichkeit eingeschlichen. Die IT ist auf allgemeine Wartungsarbeiten beschränkt oder wurde vielleicht an einen lokalen „IT-ler“ ausgelagert, der dafür bezahlt wird, sicherzustellen, dass Mitarbeiter E-Mails senden und die jeweils benötigte Produktivitätssoftware verwenden können. Es kann auch sein, dass die Unternehmenstätigkeit überhaupt keine IT erfordert, da vielleicht professionelle Dienstleistungen oder Beratungen angeboten werden oder es sich um Produkt- oder Serviceanbieter handelt, die ihre Geschäftstätigkeit in physischen Räumlichkeiten ausüben.

Wie die Situation auch sein mag: Das Sichern der erstellten Daten ist unabdingbar, insbesondere wenn sich ein Datenverlust auf das Unternehmen oder damit verbundene Compliance- und regulatorische Anforderungen auswirken würde. Ein Datenverlust kann Ausfallzeiten und Strafzahlungen zur Folge haben, extreme Situationen können das Unternehmen völlig ruinieren. Aber noch ist nicht alles verloren. Denn es gibt eine Vielzahl von kostenlosen und preisgünstigen Lösungen für die Sicherung Ihrer Daten.

Arten und Methoden der Datensicherung

Die Art der von Ihnen verwendeten Software wird durch Ihre Anforderungen und das verfügbare Know-how bestimmt. Beispiele dafür sind Cloud-Sicherung, Backup as a Service (durch einen Managed Service-Anbieter), Computersicherungssoftware (bei einer kleinen Anzahl von Geräten), Dateisicherung, Disk-Image-Sicherung, automatische Sicherung, Serversicherung und mobile Sicherung.

Erforderliche Funktionen könnten insbesondere sein: Remote-Sicherung, Notfallwiederherstellung, Zeitplanung, Verschlüsselung, Disk Imaging, Dateiversionsverwaltung, inkrementelle Sicherungen, Komprimierung und Online-Sicherungen.

Es steht außer Frage, dass die Tool-Auswahl auf der Grundlage der Unternehmensanforderungen erfolgen muss…

Kostenlose und kostengünstige Optionen

Wenn Ihr Unternehmen über keine Sicherungsstrategie, Notfallwiederherstellungsrichtlinien oder ähnliche Verfahren verfügt, sind sehr wahrscheinlich die Kosten ein wichtiger Entscheidungsfaktor. Es ist außerdem wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen nicht im Big-Data- oder AI-Bereich tätig ist oder die Geschäftsaktivitäten nicht die Verarbeitung großer Datenmengen erfordern. Die wenigen Daten, die Sie erstellen, müssen nur für den Fall gesichert werden, dass die ursprüngliche (und einzige) Kopie verloren geht. Die kostenbewussteste Lösung (für ein kleines Unternehmen) ist die Verwendung systembasierter Lösungen, die kostenlos oder sehr kostengünstig sind. Das Ziel besteht darin, Ihre Daten zu erhalten, wenn der schlimmste Fall eintritt, sodass Sie sie aus Sicherungen wiederherstellen können.

1. Betriebssystem-Lösungen

Für die Zwecke dieses Beitrags ist für die meisten Benutzer Windows das Betriebssystem der Wahl. Es bietet eigene  Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen. Sie brauchen nur eine Quelle und ein Ziel auszuwählen und dann die Schaltfläche betätigen. Andere Betriebssysteme, wie z. B. Linux, haben eigene proprietäre Optionen, und Mac-Nutzer kennen sicher die Zeitmaschine.

2. Laufwerk-Imaging

Mein Windows10-Betriebssystem befindet sich in einem dedizierten SSD-Laufwerk. Zum Speichern von Dateien verwende ich nicht die Standardordner „Dokumente“, „Videos“ oder andere vom System festgelegte Ordner, sondern ein zusätzliches Festplattenlaufwerk und meine eigene Ordnerstruktur. Dafür gibt es einen einfachen Grund: Ich möchte nicht, dass meine Dateien in das Betriebssystem integriert sind, falls ein Systemausfall eintritt. Wenn mein SSD-Laufwerk ausfällt, kann ich problemlos mit meinem anderen Festplattenlaufwerk (mit allen darauf enthaltenen Dokumenten und E-Mails) zu einem anderen Computer wechseln, bis das SSD-Laufwerk ersetzt ist. Das Imaging des SSD-Laufwerks auf regelmäßiger Basis (einmal monatlich) bedeutet, dass die Einrichtung des neuen SSD-Laufwerks (mit dem Betriebssystem und allen installierten Programmen) nur Minuten und nicht Stunden dauert. Ich verwende Aomei Backupper Standard. Die kostenlose Version enthält alle Funktionen, die ich benötige. Der Wechsel von HDDs zu SSDs war einfach, da weder das Betriebssystem noch die Programme komplett neu installiert werden mussten. Natürlich gibt es weitere Optionen zum Klonen von Festplatten, falls Sie diese ausprobieren möchten.

3. Dateisicherung

Nachdem wir uns mit dem Betriebssystem und Programmen befasst haben, behandeln wir jetzt Dateien/Ordner/wertvolle Daten. Auch in diesem Bereich gibt es viele Optionen. Ich verwende seit vielen Jahren Allway Sync Pro, da es mir eine gute Kontrolle über Sicherungsziele, Zeitplanung, Automatisierung, Versionsverwaltung und anderes mehr ermöglicht. Die Preise pro Lizenz variieren je nach der erworbenen Menge. Jedoch kostet eine einzelne Lebenszeit-Lizenz 25,95 USD mit einer zusätzlichen Lizenz, die 15,95 USD kostet.

Unabhängig vom ausgewählten Tool ist es von entscheidender Wichtigkeit, zu wissen, wo Ihre Benutzerdaten gespeichert werden.

Beispielsweise ist es sehr wichtig, dass alle E-Mails gesichert werden. Denn ihr Verlust könnte schwerwiegende Folgen haben. Dasselbe gilt für Kontakte und Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Verträge und andere proprietäre Daten, die für den Geschäftsbetrieb erforderlich sind. Zum Beispiel wäre es schwierig, die ISO-Konformität aufrecht zu erhalten, wenn die verloren gegangenen Daten Prozesse, Verfahren, Handbücher und Protokolle umfassen. Wie würden Sie auch nur anfangen, all dies zu ersetzen? Wie lange würden Sie dafür brauchen? Es sollte nicht unerwähnt bleiben, dass Windows seit Vista über ein Synchronisierungscenter verfügt, das die Synchronisierung von Dateien und Ordnern zu anderen Zielen erleichtern kann.

Sicherungsziele

Abhängig davon, wie groß eine Datenmenge ist und ob Laufwerksabbilder in die Sicherung einbezogen werden sollen, wird Speicher benötigt und muss erworben werden, falls er nicht bereits verfügbar ist.

Zu den Speicheroptionen gehören insbesondere Memorysticks, externe Festplattenlaufwerke, optische Medien (DVDs, Bänder oder Blu-ray), Netzwerkspeicher (NAS), ein freigegebener Netzwerkspeicherort oder Remote-Speicherung über FTP oder durch einen Cloud-Speicheranbieter.

Unabhängig von Ihrer Wahl sollten Sie bedenken, dass Speicher ausfallen können. Wählen Sie daher mehr als eine Option, oder wählen Sie mehrere Instanzen derselben Option. Das heißt, speichern Sie eine Sicherung im Netzwerkspeicher und eine weitere an einem anderen Netzwerkspeicherort, wie z. B. ein Server-Festplattenlaufwerk. Es wird empfohlen, mehrere Sicherungen zu erstellen. Für maximalen Schutz sollte mindestens eine Sicherung an einem anderen Ort gespeichert werden. Festplattenlaufwerke sind heute kostengünstig. Daher gibt es keine wirkliche Rechtfertigung dafür, Datensicherungen nicht zu speichern.

Als Fazit lässt sich sagen, dass die Sicherung Ihrer Daten unabdingbar ist. Selbst private Benutzer treffen Sicherheitsvorkehrungen für Familienfotos und andere nicht ersetzbare Dateien. Natürlich ist der wichtigste Aspekt einer Sicherungsstrategie, sicherzustellen, dass die Sicherungen korrekt funktionieren. Wie frustrierend wäre es, wenn Sicherungen im Bedarfsfall ausfallen? Würden Sie der IT die Schuld geben? Wenn sie für Sicherungen zuständig ist, wäre das gerechtfertigt. Wenn keine Sicherungsstrategie vorhanden ist, sind Sie selbst dafür verantwortlich…