Das schnelle und sichere Übertragen von Dateien in einer modernen Geschäftsumgebung ist eine Herausforderung bei verschiedenen Geräten, Methoden und Umgebungen, in denen sich eine Person möglicherweise befindet.
Das sichere Übertragen von Dateien ist in den letzten Jahren aufgrund der Vielzahl von Bedrohungen, denen jedes Unternehmen ausgesetzt ist, noch wichtiger geworden.
Mobile Dateiübertragungen waren traditionell entweder auf den Speicher auf dem Gerät oder auf E-Mails beschränkt. Beides sind keine idealen Methoden zum Übertragen von Dateien. Das Gerät kann problematisch sein, wenn das Gerät selbst nicht verschlüsselt ist. Diese Methode entspricht dem physischen Transport eines USB-Geräts zu einem Ort, der langsam und unpraktisch ist. E-Mail wurde nie als sichere Methode angesehen, obwohl viele Unternehmen aus Sicherheitsgründen von einer einfachen Methode abraten.
Welche Optionen stehen dann zum Übertragen von Dateien über ein mobiles Gerät zur Verfügung? In diesem Artikel untersuchen wir zwei Methoden, die immer häufiger eingesetzt werden und sich gut in eine mobile Gerätelandschaft integrieren lassen. Erstens wird ein bestimmtes Produkt vom Typ sicherer Dateiübertragung verwendet, das das sichere Hochladen, Übertragen und Empfangen einer Datei ermöglicht. Zweitens wird die gemeinsame Nutzung von Dateien in der Anwendung verwendet, die die nativen Funktionen von Cloud-Plattformen wie Microsoft Office 365 oder Google Suite nutzen. Dieser Artikel ist keine Empfehlung für ein Produkt oder eine Methode gegenüber einer anderen, sondern lediglich die Vor- und Nachteile der einzelnen Ansätze und wann diese Art von Produkt sinnvoll sein kann.
Sichere Plattformen für Datenübertragung
Bevor auf vollständig integrierte Plattformen wie Microsoft Office 365 oder Google Drive eingegangen wird, gibt es viele Anwendungsfälle, die die Notwendigkeit einer MFT-Software (Managed File Transfer Software) vorschreiben, die in mobile Geräte integriert werden kann. Die verwaltete Dateiübertragung dient dazu, eine Methode zum sicheren Hochladen, Übertragen und Überprüfen des Empfängers der Dateiübertragung bereitzustellen. Häufig enthält MFT-Software Automatisierungsfunktionen, die auch Geschäftsprozesse unterstützen. Betrachten Sie das folgende Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter muss ein Bild eines Versicherungsdokuments aufnehmen, das nach dem Hochladen über die MFT-Anwendung umbenannt, an einen sicheren Ort vor Ort an die Organisation übertragen und Benachrichtigungen an die Büroangestellten von a gesendet werden ausstehender Eintrag.
Jeder der oben genannten Schritte kann mithilfe von benutzerdefinierten Skripten oder mithilfe mehrerer Software vom Typ Geschäftsautomatisierung ausgeführt werden, es fehlt jedoch die Benutzerfreundlichkeit, die eine MFT-Plattform bieten kann. Die Vorteile einer Managed File Transfer Software sind dann die folgenden:
- Umfangreiche Workflow-Automatisierungen
- Übertragung von Dateien über die Überprüfung der Dateiintegrität und die kryptografische manipulationssichere Protokollierung
- API-Integrationen mit benutzerdefinierten Geschäftsprozessen
- Integration in bestehende Infrastrukturen über SAML oder AD / LDAP
Wann ist die Verwendung eines MFT-Produkts über eine Kollaborationsplattform sinnvoll? Dies ist normalerweise auf die einfachere Automatisierung zurückzuführen, die MFT-Produkte bieten, und auf die Integration mit externen Anbietern und Benutzern. Obwohl beide Elemente im Allgemeinen von Kollaborationsplattformen ausgeführt werden können, ist dies in einem MFT-Produkt viel einfacher, da sie explizit so konzipiert sind, dass dies mit minimalem Codierungsaufwand erforderlich ist. Darüber hinaus ist MFT aufgrund der gemeinsamen Nutzung von Dateien durch externe Anbieter mithilfe von Lebenszyklusrichtlinien und einer strengen Überprüfung der Dateiintegrität eine hervorragende Wahl für dedizierte Geschäftsprozesse zur Dateiübertragung, insbesondere für mobile Dateiübertragungen, die eine hohe Sicherheit erfordern.
Sichere Kollaborationsplattformen für anwendungsinterne Dateiübertragungen
Kollaborationsplattformen wie Google Suite oder Microsoft Office 365 ermöglichen wie MFT-Plattformen die interne und externe Dateifreigabe. Beide Plattformen bieten dedizierte mobile Anwendungen wie die Microsoft OneDrive-Anwendung oder die Google Drive-Anwendung. Mit der Möglichkeit, Dateien direkt in eine der beiden Apps hochzuladen, können Sie dann festlegen, wie und wo die hochgeladenen Dateien freigegeben werden. Da diese Dateien auch in der Cloud gespeichert sind, können Administratoren jedem Benutzer und jeder Gruppe von Dateien, die auf diesen Plattformen gespeichert sind, entsprechende Freigabe- und Überwachungsrichtlinien zuweisen. Welche Vorteile bieten diese Kollaborationsplattformen?
- Integriertes Benutzer- und Filesharing-Management
- Einfache Freigabe von Dokumenten und Ordnern für alle Plattformbenutzer
- Umfangreiche Prüfung und Richtlinienverwaltung
- Externe Dateifreigabe für Nicht-Organisationsmitglieder
MFTs klingen für viele Anwendungsfälle großartig, aber warum sollten wir eine Kollaborationsplattform für interne und externe Benutzer verwenden? Intern sind die meisten Plattformen für die Zusammenarbeit viel besser integriert. Dies bedeutet, dass Sie auf einem mobilen Gerät das Bild oder die Tabelle, mit der Sie arbeiten müssen, schnell aufrufen können und die Änderungen nahezu sofort für alle Benutzer übernommen werden. Darüber hinaus stehen die Dateien beim Hochladen auch allen Benutzern zur Verfügung, die Sie möglicherweise freigeben müssen. Bei externen Benutzern können Sie unterschiedliche Lebenszyklusrichtlinien festlegen, die jedoch normalerweise nicht im gleichen Umfang wie bei MFT-Produkten gelten, und eine einfache sichere mobile Übertragung von Dateien ermöglichen.
Fazit
Es gibt viele Anwendungsfälle und Situationen, die die sichere Übertragung von Dateien vorschreiben. Bei mobilen Mitarbeitern befinden sie sich häufig in schwierigen und fließenden Situationen, die benutzerfreundliche, aber sichere und konforme Lösungen erfordern, die sich an ihre Bedürfnisse anpassen. Sowohl die Managed File Transfer-Software als auch die anwendungsinterne Dateiübertragung von Plattformen für die geschäftliche Zusammenarbeit wie Microsoft Office 365 oder Google Suite ermöglichen die sichere Übertragung von Dateien mit unterschiedlichem Automatisierungsgrad.
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